In twee eerdere artikelen ging ik in op de druk die personeelstekorten leggen op hypotheek- en verzekeringskantoren. Minder mensen, meer werk – en klanten die dezelfde aandacht verwachten. De conclusie: met slimme processen en digitalisering kun je veel winnen.
Voor dit derde artikel sprak ik met Patrick Brands van Baar Advies in Bussum. Zijn kantoor groeit, trekt jong talent aan én is 25% minder tijd kwijt aan administratie. Zijn geheim? Een combinatie van digitale structuur en menselijke aandacht.
Van personeelstekort naar proceskracht: hoe één kantoor 25% tijd won met slimme techniek
”Het begint met de keuze om het wél te doen”
In een tijd waarin veel advieskantoren worstelen met krapte op de arbeidsmarkt en toenemende werkdruk, kiest Patrick Brands (Baar Advies) voor een andere aanpak. Zijn kantoor groeit, moderniseert én trekt jong talent aan. De sleutel? Geen ingewikkelde strategie, maar slim gebruik van techniek en echte aandacht voor de klant.
“Wij zijn 25% minder tijd kwijt aan administratieve stappen in hypotheekdossiers. En dat is conservatief geschat.”
Efficiëntie begint met durven kiezen
Voor Patrick begint alles bij een heldere keuze: wil je je klanten actief beheren of niet? “Als je het écht wilt, kan het ook. Maar dan moet je stoppen met jezelf voor de gek houden en het gewoon gaan doen.”
Actief klantbeheer hoeft volgens hem niet ingewikkeld te zijn. Het draait om er zijn op de juiste momenten. Niet om elk jaar een koffiedate. “Mijn klanten zeggen: we hoeven je niet elk jaar te spreken. Maar als er iets belangrijks verandert, wíllen ze dat ik contact opneem.” Die signalen vertaalt hij naar gerichte contactmomenten:
- Een update in belastingregels?
- Een AOV-campagne van de verzekeraar?
- Of gewoon een verjaardag?
“Een kaart van een euro bij de geboorte van een kind maakt de relatie onbetaalbaar.”
Slimme software als extra collega
Digitalisering is bij Baar Advies geen toekomstvisie, maar dagelijkse praktijk. Het CRM-systeem automatiseert veel van het administratieve werk. Van documentverwerking tot dossieropbouw.
- Klanten uploaden hun documenten direct in hun eigen digitale kluis
- Legitimatiebewijzen worden automatisch herkend en verwerkt
- Foute documenten worden direct afgekeurd, nog vóór een medewerker ze kan verwerken
- Workflows zorgen dat niets blijft liggen, door het automatisch aanmaken van taken
- Aplaza-integraties koppelen documenten en prolongaties van verzekeraars direct aan het klantdossier
“Mijn binnendienst pakt dossiers op die ik soms weken niet meer behandel. Alles loopt door. Daardoor heb ík tijd om echt te adviseren.”
Laat anderen het werk voor je doen
Waar veel adviseurs schrikken van campagnes die rechtstreeks bij klanten terechtkomen, maakt Patrick er juist gebruik van. Verschillende verzekeraars, zoals NN, Nh1816 en a.s.r., maar ook hypotheekverstrekkers zoals Obvion en Florius versturen campagnes namens zijn kantoor. Mét zijn logo. Mét klantcontact. Zónder extra werk.
✔ Meer zichtbaarheid
✔ Meer contactmomenten
✔ Meer dossieropbouw
✔ Minder werkdruk
“Waarom zou ik zelf 600 brieven printen en versturen als een verzekeraar dat voor me doet?”
Jong talent aantrekken? Dit is hoe
Veel kantoren zien vergrijzing als onvermijdelijk. Patrick niet. Hij trekt jonge mensen aan én weet ze te behouden. Hoe?
- Hij is een erkend leerbedrijf
- Stagiairs draaien volledig mee en worden als volwaardig teamlid gezien
- Ze krijgen verantwoordelijkheid
- Hij laat zien dat het vak van hypotheek- en verzekeringsadvies ertoe doet
Via gastlessen, vmbo-doe-dagen en presentaties laat hij jongeren kennismaken met het vak. En dat werkt: ze blijven hangen óf komen later terug in de branche. “Gen Z wil doen, niet kijken. Geef ze die kans.”
De kracht van gewoon beginnen
De rode draad in Patrick’s aanpak? Doen. Beginnen. Uitproberen. “Als kantoren zeggen dat ze geen tijd hebben voor klantbeheer, dan zeg ik: jullie rijden met vierkante wielen. Ga met ronde wielen rijden en je hebt tijd zat.”
Zijn advies:
- Begin met één contactmoment
- Automatiseer waar het kan
- Geef je team de juiste tools
- Wees zichtbaar op de momenten die ertoe doen
De les van Baar Advies
Actief klantbeheer is geen administratief project wat geld kost. Maar zie het als een marketingtool die geld mag kosten.. Het is een manier van denken en vooral een manier van doen. Slimme software maakt het werk makkelijker. Maar uiteindelijk draait het om aandacht. Dáár zit het verschil. “Techniek doet het voorbereidende werk. Daardoor kan ik weer gewoon adviseur zijn.”
Veelgestelde vragen
Begin klein. Kies één klantsegment of één type contactmoment, zoals verjaardag mails of een jaarlijkse polis check. Automatiseer waar mogelijk, en bouw stap voor stap uit. Wachten op “meer tijd” heeft weinig zin starten is de enige echte oplossing.
Nee, voor klantbeheer automatiseren heb je niet per se nieuwe software nodig maar het helpt wel. Veel advieskantoren beschikken al over een CRM-systeem waarmee je automatische workflows, signaleringen en documentverwerking kunt inrichten. Het begint met slim gebruik van wat je al hebt. Wil je een volgende stap zetten? Bekijk de mogelijkheden in eBlinqx – Blinqx Verzekering & Hypotheek
Door standaardprocessen te automatiseren. Denk aan documentherkenning, automatische goed- of afkeuringen en digitale klantdossiers. Zo win je tijd zonder kwaliteit te verliezen — precies zoals Baar Advies 25% tijd wist te besparen op hypotheekdossiers.
Zorg dat je zichtbaar bent als leerbedrijf en bied stagiairs echte verantwoordelijkheid. Jongeren willen bijdragen, niet alleen meekijken. Laat via gastlessen, open dagen of sociale media zien dat het vak ertoe doet en dat ze daarin een rol kunnen spelen. Op die manier ga je slim om met personeelstekort op je advieskantoor.
Actief klantbeheer levert meer klantcontact, hogere klanttevredenheid en nieuwe commerciële kansen op. Je bouwt aan langdurige relaties, vergroot je zichtbaarheid en maakt je dienstverlening toekomstbestendig zónder dat het je extra tijd kost. Laat klanten, geen klant blijven, maar vooral fan of ambassadeur worden.
